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¿Cómo realizar reuniones de trabajo efectivas?

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En toda organización se dan una gran variedad de procesos y funciones que coordinados llevan a la organización al fracaso o al éxito de sus objetivos. Estas funciones generalmente son llevadas a cabo por distintos equipos especializados que alinean sus propios objetivos con el objetivo principal de la organización.

Cuando el esquema organizacional es amplio y complejo se deben tomar medidas para mantener a todos los niveles y equipos que la componen en sincronía, tanto en cuestiones de desempeño, nuevos proyectos, como en cuestiones directivas, como lo son las reglas y los objetivos organizacionales.

Una de las herramientas más comunes y a la vez más efectivas para alcanzar estos fines es la reunión.  Esta puede comprenderse como la técnica en la que varias personas son convocadas a compartir un espacio y momento determinado con la finalidad de alcanzar un objetivo común especifico.

Las reuniones de trabajo poseen varias finalidades, las cuales determinan su desarrollo y las acciones que se tomarán durante su realización. Los tipos principales de reuniones son:

  • De información: en este tipo de reunión se llevan a cabo actividades con el fin de facilitar o recolectar información entre los asistentes. Estas generalmente se utilizan para dar actualizaciones del estado de ciertas acciones tomadas anteriormente, para recibir retroalimentación acerca de acciones previas del subgrupo u organización y para evaluar nuevas posibilidades o ideas.
  • De acción: este tipo de reunión se realiza con el objeto de actuar sobre la información. Generalmente se realizan luego de las reuniones de análisis y sistematización de la información, en estas los equipos se reúnen para coordinar las acciones a seguir para lograr alcanzar las metas, corregir los errores o reforzar los aciertos que se descubrieron durante las reuniones de información.
  • Combinación: también es posible que la reunión integre ambos aspectos, la recolección y exposición de información y la puesta en práctica de acciones.

Pese a que las reuniones son herramientas de gran utilidad para la organización, se requiere de un planeamiento cuidadoso para que las mismas resulten funcionales, ya que al ser un espacio grupal en el que convergen gran cantidad de temas y visiones, esta puede fácilmente perder su objetivo o no ser aprovechada a cabalidad.

A continuación se expondrán algunos puntos fundamentales a tener en cuenta para la planeación y ejecución de reuniones de manera tal que las mismas puedan ser aprovechadas y cumplan con su objetivo inicial:

  • Siempre crear una agenda para la reunión: esto no pretende rigidizar la reunión a tal punto que no haya cabida para la espontaneidad, sino trazar las líneas base a seguir dentro de la reunión para un correcto aprovechamiento del tiempo.
  • Trazar un objetivo a lograr: teniendo un objetivo claro para todos los participantes de la reunión se logra un mejor aprovechamiento del espacio y mejores resultados.
  • Seguir la agenda mientras se desarrolla la reunión: si llegan ideas nuevas anotarlas y programarlas para la próxima reunión: Si surgen nuevas ideas o hay sugerencias que difieren del objetivo principal de la reunión, estas se pueden anotar para ser abordadas o integradas en próximas reuniones.
  • Información previa: el informar de antemano y de ser posible repartir material respectivo a la temática a abordar en la reunión propicia la participación de las personas convocadas a esta y economiza tiempo.
  • Sistematización y socialización de los resultados de la reunión: resulta de gran relevancia la correcta documentación y distribución de la información, esto en tanto el visualizar el resultado de las reuniones motiva a los participantes de la misma para la participación futura.