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Manejo del tiempo: ¿Cómo definir prioridades?

BLOGtiempo200x142-01El día no le alcanza para terminar los pendientes del trabajo, quiere que sea fin de semana para poder relajarse, no ha cumplido sus propósitos de inicio de año, no ha empezado a aprender eso que tanto quería; la justificación que daría la mayoría a las situaciones descritas, es que no le alcanza el tiempo. Sin embargo detrás de estas frases tan comunes, se esconden habilidades de gestión y autoconocimiento que intentaremos dilucidar en este artículo en 5 pasos.

Autoconocerse

El primer paso para administrar el tiempo de la mejor manera es definir los principios que guían nuestras acciones. La mayoría de veces nos centramos en lo debemos hacer durante el día, pero muchas de las decisiones cotidianas sobre cómo invertir nuestro tiempo están influenciadas por lo que para nosotros es una prioridad. Por ejemplo, pasar más tiempo en el trabajo para terminar una tarea, o regresar temprano a la casa para pasar tiempo con otras personas de nuestro círculo social.

Los calendarios y las agendas deben estar subordinadas a principios, personas y propósitos personales. Una vez se tiene claro quiénes queremos ser y qué estilo de vida queremos tener, podemos empezar a distribuir nuestro tiempo. Es decir, se debe subordinar la eficiencia a la efectividad; lo importante no es qué tan rápido se realice una tarea, si no su impacto en los objetivos personales que se establezcan.

Seleccionar roles

¿Alguna vez se ha detenido a pensar qué significa ser exitoso en los roles que desempeña día a día?, ¿Cómo le gustaría ser como hermano, esposa, jefe, empleado, abogado, amiga, etc.? Esto es importante para definir los objetivos a corto y largo plazo y sentir satisfacción al final del día en cada una de las cosas que se realizaron.

Para cada uno de esos roles se debe tener claro qué tipo de rol se desea asumir, cuáles son más importantes en nuestra vida y cuáles nos consumen mucho tiempo y deseamos eliminar.

Diferenciar lo urgente de lo importante

Según el autor Stephen R. Covey, en su libro Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva, el secreto del manejo del tiempo es concentrarse en lo realmente importante y no lo urgente. Lo importante serían aquellas cosas que tienen impacto en nuestros objetivos y principios, y lo urgente lo que insistentemente requiere nuestra atención.

Para poder entender a qué actividades hay que prestarle atención Covey creó la siguiente matriz, donde en el cuadrante 2 señala lo que debe incorporar en su rutina una persona si quiere ser más eficiente:

Urgente

No urgente

Importante

1) Mucha gente pasa entre una crisis y otra, y las veces que desea relajarse recurre al cuadrante 4.

  • Crisis en el trabajo
  • Proyectos con fecha límite
  • Enfermedad repentina

2) Es lo importante pero no urgente, por lo que muchas veces se pospone, pasa el tiempo y no cumplimos los objetivos.

  • Actividades de Planificación
  • Análisis de las situaciones
  • Relaciones personales
  • Recreación
  • Aprendizajes nuevos
  • Actividades de mantenimiento

No importante

3) Son actividades urgentes otros pero no importantes para la persona, porque no están conectadas a las prioridades personales.

  • Interrupciones
  • Llamadas telefónicas
  • Actividades populares

4) En estas actividades la mayoría de la gente invierte mucho tiempo para escapar de las actividades de los demás cuadrantes. Mantienen a las personas ocupadas sin lograr nada, aumentando el nivel de estrés.

  • Ciertas llamadas telefónicas
  • Correo electrónico
  • Actividades placenteras
  • Redes sociales

Si bien las actividades del cuadrante 1 no se pueden eliminar, si se pueden minimizar para pasar la mayor parte del tiempo en actividades del cuadrante 2. Cualquier cosa que se haga en el cuadrante 2 mejora significativamente el estilo de vida de las personas.

Plantear objetivos

Una vez identificadas las actividades que realizamos en cada cuadrante y cuáles podemos minimizar, planteamos los objetivos relacionados con el cuadrante 2 para cada uno de los roles seleccionados.

Entrar a la acción

Finalmente, luego de haber definido cuáles son los principios o ideas que guían nuestras acciones diarias, seleccionado nuestros roles y establecido objetivos relacionados con el cuadrante 2, se deben planear las actividades a realizar cada semana que permitan alcanzar cada uno de los objetivos para cada uno de los roles.

Todos los pasos anteriores permiten priorizar la ejecución de acciones, pero este último permite pasar de la planeación y análisis a la acción, eliminando distracciones. En nuestra próxima publicación detallaremos más sobre este paso, el cual es en el que la mayoría pensamos al hablar de manejo de tiempo.