GTD: una estrategia para mejorar la productividad

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La productividad es uno de los ideales en la vida laboral y personal. Es muy común encontrar consejos para lograrlo pero no siempre son muy estructurados. Hoy le queremos presentar una metodología que le ayudará a organizar sus quehaceres para que sea más productivo.

Getting things done (GTD) es un método de gestión de actividades expuesta por el estadounidense Dave Allen. Esta propuesta aparece en el libro titulado Organízate con eficiencia. El éxito de GTD radica en su principio: se necesita liberar la mente de los pendientes y enfocarse en realizarlos.

Para poder implementar esta metodología de 5 pasos es necesario usar una libreta o alguna aplicación para programar actividades.

 

1. Recopilar: Consiste en depositar en soportes (una agenda por ejemplo) o “cubos” todo lo que se necesite recordar o hacer. De esta forma se agrupan notas, correos electrónicos, cuadernos de notas, mensajes, chats, agendas, etc. por categoría. La idea es que “saque” de su mente lo que tiene que hacer.

2. Procesar: una vez recopilado, es momento de revisar cada documento que recopiló. En esencia, este paso consiste determinar cuáles son las responsabilidades que tiene hasta el momento para que las apunte en listas. Allen sugiere que las tareas que requieran menos de 2 minutos para realizarse, es mejor hacerlas en el momento y evitar gastar tiempo en anotarlas. Así, no se hará un cúmulo de actividades sencillas que acaparen su posterior atención.

3. Organizar: una vez procesadas las actividades a realizar, es hora de organizarlas.

  • Acciones calendarizadas: aquí se agrupan las tareas con fecha corte.
  • Proyectos: responsabilidades inconclusas que deben finalizarse en algún momento. Por lo general son tareas grandes que no pueden realizarse es unas cuantas horas, sino que requieren de acciones y seguimiento para poder terminarlas.
  • Acciones próximas: evaluaciones, reuniones, seguimiento y todo aquello que no tenga fecha para calendarizar pero que es importante recordarlas para la previa preparación.
  • Acciones en espera: aquí se agrupan las tareas que no se pueden empezarse aún porque requieren de otra persona o del suministro de insumos.
  • Algún día: Aquí se levanta una lista de actividades que no son posibles en el momento. Desde un viaje hasta aprender un idioma caben en esta categoría.

 

4. Revisar: una vez categorizadas las acciones es necesario revisarlas por lo menos a diario para verificar su estado. Por ejemplo tachar las tareas ya realizadas, mover tareas de una categoría a otra porque ya conoce la fecha de entrega, por ejemplo, etc.

5. Hacer: este paso da sentido a todos los anteriores. Allen afirma que una vez simplificado el proceso de organización, hay más anuencia a la realización de las tareas pendientes.

Recuerde que este sistema no es estático, las tareas se pueden mover. La idea es que tenga un acercamiento con sus listas para verificar el avance y aprecie cómo mejorar su desempeño. Una vez sistematizada e implementada esta metodología, no cabe duda que su productividad se verá favorecida.