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4 Herramientas tecnológicas para facilitar el trabajo colaborativo

Las nuevas tecnologías de información y comunicación han revolucionado las maneras de trabajar y las formas de interactuar dentro del ámbito laboral, impulsando a las empresas hacia la adopción de cambios en la forma de operar ¿Cómo convertir las TIC en aliadas de la organización y sus equipos de trabajo?, las herramientas de trabajo colaborativo pueden ser una herramienta para conseguirlo.

Estas herramientas permiten un adecuado manejo de la información y son fundamentales para realizar actualización y sincronización de datos, pues permiten trabajar de forma simultánea, visualizar en tiempo real todos los cambios realizados y tener un registro de las personas que han participado durante el proceso, dejando atrás conflictos por evasión de responsabilidades, corrección de documentos sin autorización, tiempos de entrega, entre otros.

Dentro de esta categoría destacan herramientas como Zoho, una plataforma que agrupa una serie de aplicaciones para la planificación y ejecución de tareas diarias. En ella se puede tener una lista de contactos con la que se puede compartir información y comunicarse vía chat y video conferencia. Además, ofrece el uso de correo electrónico dentro de la plataforma, el cual puede ser destinado por el usuario únicamente para temas laborales, evitando así los correos en cadena o basura.

Esta versátil herramienta, permite almacenar libros digitales, llevar un blog de notas importantes, acceso a calendario –desde el cual se pueden agendar reuniones e invitar a otros usuarios–, crear reportes de diversas áreas y crear campañas informativas y de mercadeo vía correo electrónico.

Otra de las plataformas que ofrece beneficios similares es Stormboard, la cual permite crear, organizar y priorizar lluvias de ideas de manera virtual y en tiempo real, para una implementación posterior. Esta herramienta atiende las necesidades de organizaciones en las que es común que uno o más miembros de un equipo estén fuera de la oficina, ejecutando los proyectos desde el campo, mientras que otra parte del equipo se encuentra en la oficina realizando otras tareas estratégicas y de planificación. Es así como Stormboard, permite a sus usuarios organizar digitalmente las ideas de ambas partes de un proyecto, donde no es necesario reunirse físicamente para ponerse de acuerdo sobre el rumbo de las acciones asignadas.

Padlet conforma otro de los sitios web que facilitan el trabajo colaborativo. Esta plataforma tiene una particularidad, está dirigida a dos sectores. El primero es el sector educación, donde tanto profesores, alumnos y padres de familia, podrán mantener comunicación sobre los proyectos, tareas y demás contenidos que se desarrollan en la escuela o colegio. En cuanto a la división laboral, Padlet ofrece a las organizaciones seguridad sobre los datos almacenados, creación de reportes, organización y planificación de actividades o proyectos, manejo de correo, entre otras herramientas útiles.

En algunas ocasiones, se necesita enviar documentos tan pesados que el correo no los soporta, debido a esa necesidad nació Wetransfer, herramienta que permite enviar y recibir archivos de hasta 2GB de forma rápida y segura. La particularidad de esta plataforma está en que los archivos no se almacenan, sino que se tiene acceso a ellos durante un tiempo determinado y luego se borran.

Actualmente existe una gran variedad de herramientas para el trabajo colaborativo que los usuarios pueden utilizar de acuerdo a sus necesidades, sin embargo, es importante asegurarse que los documentos, carpetas y demás archivos que se desean compartir, sean única y exclusivamente con las personas involucradas o miembros del equipo de trabajo, pues se podría filtrar información sensible y traer consecuencias negativas para la organización.

El uso de las TICS ha simplificado el día a día en múltiples tareas asociadas al trabajo, sin embargo, si no se tienen procesos, protocolos o indicaciones claras sobre su uso, podrían acarrear impactos negativos en el clima organizacional, por lo que se recomienda promover su uso para tareas exclusivas del trabajo.

Por último, normalmente en las organizaciones existe un uso restringido del internet en tanto se puede convertir en un distractor importante para la ejecución de las tareas, retrasando los tiempos y calidad de entrega, es por esta razón, que se deben aprovechar al máximo dichas herramientas, las cuales tienen como fin facilitar el trabajo colaborativo dentro de las organizaciones.

Para ampliar sobre el tema, puede ingresar a este enlace, donde la especialista en derecho laboral de la Universidad de Valencia, España, María Belén Cardona, explica el impacto que tienen las TICS en las relaciones laborales.